Каждый третий офисный сотрудник российской компании тратит от 2 до 4 и более часов рабочего времени в день на рутину

По данным совместного исследования НАФИ и Яндекс 360*, офисные сотрудники тратят до четырех часов в день на рутинные задачи. Опрошенные считают, что эффективные цифровые решения могли бы помочь им эффективнее работать и освободить время для креативных задач и взаимодействия с командой.

Офисные сотрудники в России регулярно сталкиваются с рутинными задачами, которые занимают значительную часть рабочего дня. Среди задач: сбор и хранение документов (55%), организация совместной работы с командой над документами (55%), переписка с клиентами и подрядчиками, рассылка, отправка материалов по почте (52%) и в мессенджере (51%), а также подготовка материалов к встречам (49%).

Исследование показало, что респонденты, занимающиеся проведением встреч, интервью, презентаций, редакцией документов, (по 58% соответственно), сбором информации ко встречам (57%) – тратят на них более часа в день, хотя при наличии удобных инструментов это время можно было бы значительно сократить.

Сотрудники крупных компаний (с численностью штата более 1000 человек), сталкивающиеся с задачами переписки с клиентами и организацией совместной работы над документами, тратят на данные задачи существенно больше времени: 30% из них посвящают переписке с клиентами и подрядчиками по почте от 2 до 4 и более часов в день. А 15% тратят более 4 часов на организацию совместной работы над документами.

Барьеры на пути к эффективности

Офисные сотрудники в ходе работы сталкиваются с рядом проблем, которые снижают их продуктивность. Среди самых распространенных: постоянное переключение между разными сервисами (почта, мессенджеры, хранилища файлов) — 28%, долгий поиск нужных документов — 27%, сложность в организации коллективной работы над документами — 27%, а также отсутствие централизованного хранилища файлов — 23%.

В крупных компаниях и компаниях с филиалами эти проблемы усугубляются. Например, 31% сотрудников крупных компаний (с численностью штата более 1000 человек) отмечают сложность в организации коллективной работы. Также сотрудники, работающие в компаниях, у которых есть филиалы, указывают на сложности, связанные со входом в рабочие сервисы (17%), долгой сортировкой электронной почты (16%).

Цифровые инструменты, востребованные бизнесом

Офисные сотрудники российских компаний уже активно используют цифровые инструменты: облачное хранение файлов (58%), электронный документооборот (51%), сервисы видеоконференций с возможностью записи, демонстрации экрана (39%) и онлайн-редакторы документов (38%). В крупном бизнесе еще выше доля пользователей электронного документооборота — 60%.

С внедрением современных онлайн-офисов рутинные задачи переходят на более осознанный уровень, позволяя сотрудникам сосредоточиться на действительно важных аспектах работы. Опрошенные отмечают, что с более удобными инструментами они могли бы быстрее выполнять совместную работу над документами (27%), искать файлы и документы (27%), готовить материалы к встречам (25%) и редактировать документы (24%).

Наиболее полезными для работы функциями в сервисах, по мнению сотрудников являются:

• электронная почта: возможность использования с любого устройства (40%), защита от спама (34%), управление рассылками (20%);
• мессенджер: возможность использования с любого устройства (37%), удобный поиск сообщений в переписках (33%), возможность настраивать уведомления (28%);
• сервис-видеоконференций: возможность использования с любого устройства (31%), проведение прямых трансляций на аудиторию (29%), возможность записи встреч (27%);
• календарь-планер: возможность использовать на любом устройстве (33%), совместный доступ (28%), прикрепление рабочих файлов к датам (28%);
• облачное хранение: возможность использования с любого устройства (36%), умный поиск файлов и фильтры (32%), интеграция с папками на компьютере (26%)
• онлайн-редакторы документов: поддержка различных форматов (28%), восстановление предыдущих версий документов (25%), возможность использования с любого устройства (25%);
• сервисы управления проектами и контроля выполнения задач: широкие возможности для планирования задач (25%), сбор и аналитика статистики по задачам (25%), автоматические напоминания и уведомления по срокам (24%).

Исследование показало, что одной из ключевых функций для сотрудников российских компаний, является возможность использовать сервисы с любой удобной платформы.

Интересно, что три четверти (76%) сотрудников компаний, где современные цифровые инструменты еще не используются, хотели бы внедрить их в свою работу.

«По нашим подсчетам, основанная на ИИ функция Конспект в Телемосте, экономит в среднем около 10 минут на создание саммари по итогам онлайн-встречи. Для сотрудников с плотным графиком — например, менеджеров проектов — это до часа времени в день, который можно направить на более важные задачи. Такой инструмент помогает не только фиксировать итоги звонков, но и делает рабочие процессы заметно эффективнее. Кроме того, благодаря реализации сквозных сценариев в сервисах есть возможность, например, сохранить видеозапись встречи на Диск, чтобы посмотреть ее позже. В целом, сквозные сценарии работы в виртуальном офисе помогают сократить время на выполнение рутинных задач, благодаря чему сотрудник может заниматься по-настоящему важными и креативными задачами, — отметил Роман Королев, коммерческий директор «Яндекс 360».

Высвободившееся благодаря онлайн-офисам время сотрудники готовы направить на работу над отложенными проектами и новыми идеями (42%), профессиональное развитие (41%), поиск новых решений (27%) и участие в инициативах компании (23%). Кроме этого, 34% отмечают, что внедрение цифровых решений сократило бы переработки, позволив отдохнуть и восстановиться.

Исследование НАФИ и Яндекс 360 демонстрирует: виртуальные офисы – не просто тренд, а необходимость для современного бизнеса. Они помогают решать ежедневные задачи, минимизировать рутину и открывать новые возможности для роста компаний.

*Опрос проводился на территории России в апреле 2025 года. Оператором исследования выступил Аналитический центр НАФИ. В нем приняли участие 1400 респондентов в возрасте 18 лет и старше, проживающие во всех федеральных округах РФ, трудоустроенные в российских компаниях. В рамках профессиональных обязанностей осуществляют: общение по почте, работу с документами в облачных сервисах, в мессенджерах, звонки в сервисах видеосвязи. Данные были собраны методом онлайн-опроса (CAWI) по панели респондентов НАФИ на платформе «ТЕТ-О-ТВЕТ».